Gerenciar uma agência de marketing envolve muito mais do que criar campanhas. É necessário organizar clientes, acompanhar projetos, produzir conteúdo, analisar resultados, gerenciar leads, desenvolver peças visuais e garantir que diferentes ferramentas e profissionais trabalhem de forma integrada.
Quanto maior a carteira de clientes, mais complexa tende a ficar essa operação. Uma tarefa manual que leva apenas alguns minutos pode representar horas de trabalho quando precisa ser repetida dezenas ou centenas de vezes ao longo do mês.
Por isso, escolher boas ferramentas para agências de marketing pode ajudar a aumentar a produtividade, reduzir atividades repetitivas e melhorar a organização dos processos.
Existem soluções para automação, CRM, gestão de projetos, SEO, criação de conteúdo, análise de dados e design. O ideal é construir um conjunto de ferramentas que atenda às necessidades da agência e permita integrar diferentes etapas do trabalho.
Confira algumas das principais opções.
12 melhores ferramentas para agências de marketing
1. Pluga
A Pluga é uma plataforma brasileira de automação que permite conectar diferentes ferramentas e fazer com que informações sejam transferidas automaticamente entre elas. Para agências de marketing, isso pode representar uma redução significativa de tarefas operacionais realizadas diariamente.
A plataforma possui mais de 131 ferramentas integradas, abrangendo categorias como marketing, CRM, vendas, financeiro, pagamentos, produtividade e comunicação.
Uma agência pode, por exemplo, automatizar o envio de leads do Facebook Lead Ads para o Google Sheets, transferir contatos para um CRM, enviar notificações para a equipe ou conectar ferramentas utilizadas em diferentes etapas de uma campanha.
Também é possível desenvolver fluxos envolvendo plataformas como Gmail, Google Sheets, Slack, Pipedrive, Google Calendar e outras soluções utilizadas na rotina das equipes.
A Pluga disponibiliza recursos como filtros personalizados, agendador, formatador, roteador, loop, delay, webhooks e HTTP Request, permitindo criar automações com diferentes níveis de complexidade.
Outro destaque são os Agentes de IA. Eles permitem desenvolver fluxos nos quais a inteligência artificial pode analisar informações, interpretar instruções e executar determinadas ações nas ferramentas conectadas.
Uma agência pode criar, por exemplo, um agente para analisar novos leads, identificar oportunidades mais qualificadas e encaminhá-las ao setor comercial. Também é possível utilizar IA para classificação, extração, resumo e tradução de informações.
Por ser uma plataforma no-code, muitas dessas automações podem ser configuradas sem conhecimentos avançados de programação.
Para agências que trabalham simultaneamente com diferentes clientes, canais e plataformas, a Pluga pode funcionar como uma camada de conexão entre as ferramentas do negócio, ajudando a centralizar e automatizar processos.
2. Agendor
O Agendor é um CRM brasileiro voltado principalmente para empresas que trabalham com vendas consultivas B2B.
Em uma agência de marketing, a ferramenta pode ser utilizada para organizar o próprio processo comercial, acompanhando empresas interessadas nos serviços desde o primeiro contato até o fechamento.
É possível centralizar informações sobre leads e clientes, registrar interações, organizar oportunidades e acompanhar as diferentes etapas do funil comercial.
Isso ajuda a evitar que propostas, follow-ups e oportunidades sejam esquecidos em planilhas, caixas de entrada ou conversas individuais.
Para agências que possuem uma estratégia ativa de prospecção, um CRM também permite visualizar melhor o desempenho do processo comercial e identificar possíveis gargalos.
3. RD Station Marketing
O RD Station Marketing é uma plataforma brasileira direcionada principalmente para Inbound Marketing, geração de leads e automação.
Agências podem utilizar a ferramenta tanto em suas próprias estratégias quanto no gerenciamento das ações digitais de clientes.
Entre os recursos estão landing pages, formulários, e-mail marketing, segmentação e fluxos de automação.
É possível criar uma página para determinada campanha, captar os contatos e posteriormente desenvolver uma sequência automática de comunicações.
A ferramenta também permite acompanhar informações importantes sobre os leads, ajudando a desenvolver estratégias mais alinhadas às diferentes etapas da jornada.
4. HubSpot
O HubSpot reúne ferramentas relacionadas a marketing, vendas, CRM e atendimento.
Para agências, uma das vantagens é conseguir acompanhar diferentes momentos da jornada do cliente dentro de um mesmo ecossistema.
A plataforma disponibiliza recursos para gerenciamento de contatos, automação, formulários, campanhas, e-mail marketing e acompanhamento comercial.
Também pode ser utilizada pela própria agência para organizar seu processo de aquisição de clientes.
Dependendo dos serviços oferecidos, profissionais também podem trabalhar com o HubSpot dentro das estratégias dos clientes.
5. Canva
Uma agência produz uma grande quantidade de materiais visuais, desde posts para redes sociais até apresentações, anúncios, relatórios e materiais comerciais.
O Canva facilita parte dessa produção por disponibilizar modelos editáveis para diferentes formatos.
A ferramenta pode ser particularmente útil para peças cotidianas que não exigem um trabalho complexo de design.
Equipes de social media, conteúdo e atendimento conseguem adaptar templates, redimensionar materiais e desenvolver variações para diferentes canais.
O Canva também oferece funcionalidades baseadas em inteligência artificial que podem auxiliar em diferentes etapas do processo criativo.
6. Semrush
Para agências que oferecem serviços de SEO e marketing de conteúdo, o Semrush é uma das ferramentas que podem fazer parte da operação.
A plataforma disponibiliza recursos para pesquisa de palavras-chave, análise de concorrentes, backlinks e acompanhamento de diferentes aspectos relacionados à presença orgânica.
Uma agência pode pesquisar quais termos possuem potencial para determinada estratégia, identificar concorrentes nos mecanismos de busca e descobrir oportunidades de conteúdo.
Também é possível utilizar essas informações durante auditorias e planejamentos de SEO.
Os dados podem ajudar a justificar decisões estratégicas e acompanhar a evolução dos projetos ao longo do tempo.
7. Google Analytics
O Google Analytics é essencial para acompanhar o comportamento dos usuários nos sites e aplicações dos clientes.
A ferramenta permite analisar aquisição de tráfego, páginas acessadas, eventos e conversões, entre outras informações.
Para uma agência, esses dados ajudam a compreender se as estratégias estão contribuindo para os objetivos definidos.
Também podem ser utilizados na elaboração de relatórios e durante reuniões de resultados.
Mais importante do que simplesmente apresentar números é interpretar o que eles representam e utilizar essas informações para definir os próximos passos das campanhas.
8. Google Search Console
O Google Search Console é especialmente importante para agências que trabalham com SEO.
A ferramenta permite acompanhar informações sobre a presença de um site nos resultados orgânicos do Google, incluindo impressões, cliques, CTR e posição média.
Também ajuda a descobrir quais pesquisas estão levando usuários até determinadas páginas.
Uma agência pode utilizar essas informações para identificar oportunidades de atualização de conteúdo, encontrar termos nos quais o site já possui alguma visibilidade e acompanhar a evolução das estratégias orgânicas.
Além disso, o Search Console fornece informações importantes relacionadas à indexação das páginas.
9. Trello
Gerenciar diferentes clientes exige organização. Uma única agência pode possuir simultaneamente dezenas de conteúdos, campanhas, peças e aprovações em andamento.
O Trello utiliza quadros, listas e cartões para organizar essas atividades visualmente.
Uma equipe de conteúdo pode criar etapas como “pauta”, “produção”, “revisão”, “aprovação do cliente” e “publicado”.
Já o departamento de criação pode estruturar um fluxo específico para briefing, desenvolvimento, alterações e aprovação.
A possibilidade de visualizar em qual etapa cada demanda se encontra ajuda a equipe a identificar gargalos e organizar prioridades.
10. Asana
O Asana é outra ferramenta direcionada à gestão de projetos e tarefas.
Agências podem utilizá-lo para organizar campanhas, definir responsáveis, estabelecer prazos e acompanhar o andamento das atividades.
Projetos maiores podem ser divididos em diversas tarefas e subtarefas, facilitando a distribuição das responsabilidades.
Isso pode ser particularmente útil quando diferentes profissionais participam do mesmo projeto.
Uma campanha, por exemplo, pode envolver estrategistas, redatores, designers, profissionais de mídia e atendimento. A ferramenta ajuda a manter todas essas etapas organizadas.
11. Mailchimp
O Mailchimp é conhecido principalmente pelas funcionalidades relacionadas ao e-mail marketing.
A plataforma permite organizar contatos, segmentar públicos e desenvolver campanhas de comunicação.
Agências podem utilizá-la em estratégias de newsletters, nutrição de leads e relacionamento.
A segmentação permite desenvolver mensagens diferentes para grupos específicos, evitando que toda a base receba exatamente a mesma comunicação.
Também é possível criar automações para que determinadas ações dos contatos funcionem como gatilhos para novas mensagens.
12. ChatGPT
A inteligência artificial generativa também passou a fazer parte da rotina de muitas agências.
O ChatGPT pode auxiliar em diferentes atividades, como brainstorming de campanhas, organização de informações, criação de estruturas iniciais para conteúdos, desenvolvimento de variações de textos e análise de dados fornecidos pela equipe.
Um social media pode utilizá-lo para explorar diferentes abordagens para uma campanha, enquanto uma equipe de conteúdo pode trabalhar na estruturação de pautas e perguntas relacionadas a determinado tema.
A IA também pode ajudar a adaptar uma mesma informação para diferentes formatos, como artigo, e-mail ou publicação para redes sociais.
Isso não elimina a necessidade de profissionais especializados. Revisão, estratégia, criatividade, conhecimento do cliente e validação das informações continuam sendo fundamentais.
Quais ferramentas uma agência de marketing precisa?
Não existe uma combinação única que funcione para todas as agências. As ferramentas necessárias dependem dos serviços oferecidos, do número de clientes e da estrutura da equipe.
Uma agência focada em SEO provavelmente dará maior importância a ferramentas como Semrush, Google Search Console e Google Analytics.
Já uma empresa especializada em Inbound Marketing pode utilizar com maior frequência plataformas como RD Station Marketing, HubSpot e Mailchimp.
Para criação visual, ferramentas como Canva ajudam a acelerar determinadas demandas, enquanto Trello e Asana podem organizar projetos e entregas.
O Agendor pode ser utilizado para organizar a prospecção e as oportunidades comerciais da própria agência.
Já a Pluga possui uma função diferente: conectar várias dessas ferramentas e automatizar a comunicação entre elas.
Como automatizar uma agência de marketing?
O primeiro passo é identificar quais tarefas são realizadas repetidamente.
Se toda vez que um lead chega alguém precisa copiar suas informações para uma planilha ou CRM, por exemplo, existe uma oportunidade clara de automação.
O mesmo vale para relatórios, notificações internas, atualização de bases e transferência de dados entre plataformas.
Uma agência pode criar um fluxo no qual um novo lead captado por uma campanha seja automaticamente registrado em outra ferramenta e comunicado ao responsável comercial.
Também pode estabelecer automações para manter diferentes departamentos informados sobre acontecimentos importantes sem depender de mensagens manuais.
Plataformas como a Pluga ajudam justamente nesse processo ao conectar sistemas utilizados em diferentes áreas da operação.
Como montar um stack de marketing para agência?
Em vez de procurar uma única ferramenta capaz de executar todas as atividades, uma alternativa é construir um stack de marketing, ou seja, um conjunto de soluções especializadas que funcionam de maneira integrada.
A agência pode utilizar Canva para criação, Semrush para SEO, Google Analytics para mensuração, Agendor para CRM e Trello ou Asana para organização das demandas.
A Pluga pode entrar como camada de automação, conectando diferentes ferramentas compatíveis e reduzindo a necessidade de transferir informações manualmente.
Essa estrutura permite que cada plataforma seja utilizada para aquilo que faz melhor.
Tecnologia deve liberar tempo para a estratégia
O maior benefício das ferramentas para agências de marketing não está simplesmente em digitalizar atividades que já existem.
A tecnologia deve ajudar a reduzir tarefas operacionais para que profissionais tenham mais tempo para analisar resultados, desenvolver estratégias e criar soluções para os clientes.
Ferramentas como Pluga, Agendor, RD Station Marketing, HubSpot, Canva, Semrush, Google Analytics, Google Search Console, Trello, Asana, Mailchimp e ChatGPT cumprem funções diferentes dentro desse ecossistema.
Entre elas, a Pluga ganha destaque quando a prioridade é automação e integração. Ao conectar ferramentas utilizadas em diferentes etapas da operação, a agência consegue diminuir retrabalho e criar processos mais escaláveis.
Dessa forma, conforme a carteira de clientes aumenta, a operação pode crescer de maneira mais organizada, sem necessariamente aumentar na mesma proporção a quantidade de tarefas manuais executadas pela equipe.
* Conteúdo desenvolvido pela jornalista Daiane de Souza (0007147/SC).
